Ehrlich gesagt wäre der zeitliche Ablaufplan für die Hochzeit überhaupt kein Artikel-Thema gewesen, auf das ich selbst gekommen wäre. Erst als vor einiger Zeit händeringend nach Tipps bzw. einer Vorlage für einen Ablaufplan für die Hochzeit gefragt wurde, wurde mir bewusst, dass ich hier helfen kann. Denn unsere Hochzeit war zeitlich absolut durchgeplant und strukturiert. Und das vor allem deshalb, weil ich als Hochzeitsfotografin bereits mehrfach die Erfahrung gemacht habe, wie es ohne zeitlichen Ablaufplan für die Hochzeit laufen kann…
Wozu braucht man einen zeitlichen Ablaufplan für die Hochzeit?
Nun denkt vielleicht der ein oder andere von euch, so ein zeitlicher Ablaufplan wäre übertrieben bzw. ein grober Ablaufplan ist doch eh schon vorgegeben. Der grobe Ablaufplan sieht dann zum Beispiel so aus: 13 Uhr Trauung, 14 Uhr Fotoshooting, 15 Uhr Kaffeetrinken, danach Freizeit, 19 Uhr Abendessen, 21 Uhr Hochzeitstanz. Doch glaubt mir, dieser zeitliche Ablaufplan für die Hochzeit eignet sich höchstens für die Gäste. Aber nicht für euch als Brautpaar und alle, die bei der Organisation helfen. Denn für Trauzeugen, Fotograf und viele andere Dienstleister ist ein detaillierter Ablaufplan einfach Gold wert!
Warum ein zeitlicher Ablaufplan für die Hochzeit beruhigt statt stresst
Wenn ihr nicht gerade eine Weddingplannerin habt, plant ihr vermutlich den Großteil eurer Hochzeit und so auch den Tag. Doch ihr seid es auch, die am Hochzeitstag aufgeregt seid und euch entspannt zurücklehnen wollt. Am besten, ihr verteilt das, was zu erledigen ist, an verschiedene, vertrauenswürdige Leute und tragt die Aufgaben mit in den Ablaufplan ein. Glaubt mir, die Leute werden das Ding lieben! Denn es gibt ihnen Sicherheit und verhindert, dass sie am Hochzeitstag zig Mal irgendwas bei euch nachfragen müssen. Das wollen sie nämlich meistens auch nicht. Ich bin absolut kein Kontrollfreak und auch keine Eventplannerin, aber der zeitliche Ablaufplan war garantiert einer der wichtigsten Faktoren unserer Hochzeit.
Wie sollte der zeitliche Ablaufplan für die Hochzeit aufgebaut sein?
Wie bei so vielen Dingen zählen hier die W-Fragen. Wann, Was, Wer und Wo? Besonders hilfreich finde ich hier die Spalte “Wer”. Denn so haben die wichtigsten Personen einen Überblick, was sie wann und wo erledigen müssen. Und ganz hinten ist Platz für Anmerkungen. Ich habe die Tabelle mit GoogleDrive erstellt und mit Trauzeugen und Brautjungfern geteilt. Dann hab ich alles nochmal ausgedruckt, auch Exemplare für die Mütter, für den Gutsherren und unsere Fotografin. Wenn die Trauzeugen den Plan vorab digital bekommen, hat das den Vorteil, dass sie noch zusätzliche Programmpunkte, von denen ihr als Brautpaar nichts wissen dürft, eintragen können.
Die Sache mit dem Zeremonienmeister
So und nun lasst uns nochmal komplett abdrehen. Wir müssen nämlich noch jemanden für die Hochzeit “einstellen”. Einen Zeremonienmeister. Als ich das zum ersten Mal in meinem liebsten Hochzeitsbuch “Wer ja sagt, darf auch Tante Inge ausladen” gelesen habe, dachte ich erst, das wäre doch nun wirklich übertrieben. Doch nachdem ich ausführlicher gelesen und nachgedacht habe, hat das durchaus Sinn gemacht.
Der Zeremonienmeister ist quasi der Herr über den zeitlichen Ablaufplan. Er behält alles im Blick, dirigiert und ist Ansprechpartner für Fragen, die zum Ablaufplan auftauchen. Der Zeremonienmeister kann der oder die Trauzeugin sein, aber auch jemand ganz anderes. Denn wichtig ist, dass der Zeremonienmeister zuverlässig und gut organisiert ist und ihr ihm diese Verantwortung zutraut. Wir hatten gleich ein Zeremonienmeister-Pärchen. Stefans Bruder und Trauzeuge Toni und seine Freundin und meine Brautjungfer Maria. Und die beiden haben den Job absolut großartig gemacht. Vielleicht dürfen wir uns ja irgendwann revanchieren. 😉
Und der zeitliche Ablaufplan für die Gäste?
Auch Gästen hilft es, wenn sie wissen, wann was stattfindet. Allerdings müssen wir sie natürlich nicht mit Details überfordern, die sie gar nicht wissen müssen. Wir haben es so gemacht, dass wir bereits einen groben Ablaufplan mit Symbolen in den Einladungen integriert haben, den ihr hier oben seht. Da unsere Hochzeit ja ein ganzes Hochzeitswochenende war, also Donnerstagnachmittag begann und Samstag erst mit einem Brunch endete, alle Gäste auf dem Hof schliefen und einige sogar noch bis Sonntagabend blieben, hab ich noch eine Art Willkommenspaket erstellt, das wir auf den Zimmern verteilt haben. Und dort habe ich dann noch einen etwas ausführlicheren zeitlichen Ablaufplan und wichtige Infos integriert.
Zeitlicher Ablaufplan für die Hochzeit – Meine Excel-Vorlage für euch
Zum Schluss habe ich noch ein kleines Goodie für euch. Ich habe unseren Ablaufplan genommen und für euch eine Excelvorlage zum Download erstellt, die ihr für eure Hochzeit anpassen könnt. Ich hoffe sehr, dass euch die Tipps und die Vorlage für den Ablaufplan für die Hochzeit helfen und wenn es noch Fragen gibt, immer her damit!
PS: Übrigens ist es sehr hilfreich, wenn der zeitliche Ablaufplan für die Hochzeit nicht erst am Hochzeitstag, sondern bereits am Tag davor beginnt. 😉